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3+1 Errores que cometí en la organización del bundievento

Cometer errores
Escrito por Víctor Campuzano

Retomamos el blog con una pequeña reflexión sobre qué errores cometí en la organización del #Bundievento. ¡Abriendo boca para nuevos artículos!

Ya está, ya pasó. Para bien o para mal … el #bundievento se ha acabado. Me ha quedado una sensación de gran satisfacción y, sobre todo, gratitud a los ponentes, gratitud para los patrocinadores y gratitud para todos los asistentes. ¡Gracias a capazos!

Eso si, no todo es tan bonito ¿eh?. Mucho trabajo, algún que otro desengaño y alguna que otra equivocación son, además de imprescindibles, los componentes que han hecho de este evento algo real y natural.

Así que como estoy seguro que no te interesa que me pegue un post en plan “esto moló, esto fue genial, esto patatin, esto patatán”, he preferido contarte algunos errores que cometí en la organización, por si te sirven para cuando tú decidas organizar algún evento.

¿Vamos?

La elección de la fecha es tremendamente importante

Recuerdo que, cuando hablamos sobre qué fecha hacer el evento, contamos con premisas como “que esté cerca del verano para disfrutar del calorcito murciano pero que no sea muy entrado pues nos asaríamos”, “que sea fin de semana para que más gente pudiese venir”, etc.

Pero no tuve en cuenta factores importantes que afectan directamente. Ains Che. Por ejemplo, no nos dimos cuenta de que era en una fecha en la que Murcia estaba plagada de eventos a cual más “molón. ¿Por qué competir? Quizás en otra fecha no hubiésemos tenido que compartir protagonismo.

Murcia Qué digital eres fue una semana antes, el iDay en Alicante el día de antes y prontito viene el Seonthebeach. Eso sin contar otros muchos eventos sobre emprendedores y cursos que no tienen relación directa con la temática pero que si son muy interesantes.

Tampoco nos dimos cuenta de que el lunes era festivo y muchos habían hecho plan con la familia para disfrutar de unas mini-vacaciones.

Lo que he aprendido es que, cuando organizas un evento, tienes que hacer búsquedas y estudiar en qué entorno, qué ocurre durante las fechas candidatas y si eso supone un impedimento para que la gente asista.

Pensar que “esto se vende solo”

Otro de los factores o lecciones que he aprendido es que “por bueno que algo sea (ea, echándome flores), no se vende solo”. Que algo se convierta en viral es tan complicado de prever que podríamos decir que es “fortuito” - piopíalo    .

Dicho de otra forma, si Coca-Cola, Apple o Durex necesitan anunciarse en televisión es porque, por bueno que sea (un refresco o un iPhone), no pueden asumir que la gente lo comprará, que todo el mundo sabrá de su existencia y que cada nuevo comprador lo recomendará a otros 100. Esto podría ocurrir, pero nadie te lo garantiza.

Así que, por bueno que algo sea, necesitas un plan para promocionarlo y llegar a la mayor cantidad de gente. Tienes que pensar con tiempo cómo lo promocionarás, en qué fechas lo harás, quién te ayudará, qué hacer si no recibes esa ayuda, etc.

Y ser muy activo, muy pero que muy activo (sin llegar a ser pesado).

No prever los cupones de descuento

Este punto tiene una relación muy directa con el anterior. Recuerdo que cuando planificamos los precios, ajustamos al máximo para cubrir costes y no prevenimos la inclusión de códigos de descuento.

Esto fue un error porque los códigos y cupones de descuento son una potente herramienta de “folloneo” - piopíalo    .

Esto lo aprendí de lo bien que lo hizo Iñaki con el MurciaQDE y porque cada vez que conversaba con alguien pidiéndole una ayuda en la promoción me preguntaba si había algún cupón que regalarle a su lista.

Yo no lo previne y cada vez que me lo preguntaban tenía que explicar que no era posible. Te digo más. A mi no me gusta nada el plan pero parece ser necesario. La prisa de la promoción parece ser una buena herramienta de persuasión. Pero, ¿qué haces con los que compraron sin descuento? ¿Cómo se gestiona?

En definitiva, si ajustas un precio (calculando costes), súmale x para luego “traficar” con cupones de descuento. O haz lo que yo hice que tampoco me fue tan mal…

Bonus plaff: dejar que el evento “fluya” y no controlar los tiempos

Si bien es cierto que he cometido muchos mas errores, quería dejarlo ahí porque prefiero escribir un ebook contando mi experiencia positiva de organización de un evento que no un mega-post sobre qué es lo que he hecho mal. ¿Verdad que lo primero resulta más constructivo?

Peeeeeeero, no puedo. Tengo que reconocer otro error: no ser más estricto en el timing.

Cada persona de los asistentes lleva su idea, tiene sus propios problemas y es imposible tenerlo todo en cuenta. Sin embargo, si indicas un programa, debes cumplirlo pues probablemente haya gente que se ha ajustado su planing y no cumplirlo puede perjudicarles.

Yo dejé que la comida se alargase un poquito más, viendo el buen rollo que había, y retrasé las ponencias de la tarde sin (mil perdones) tener en cuenta aquellos que no comieron.

¡Bueno pues ya está! Así volvemos a retomar el tema de escribir que tengo los deditos engarrotaos, cojoliñes. ¡Ya te voy preparando posts muy pero que muy chulos! Retomamos el blog con fuerza, ya lo verás!!!.

 

 

 

Acerca del autor

Víctor Campuzano

Growth Hacker no soy, pero lo vivo. De mi blog no vivo, pero aquí si que soy como soy. Marketing Digital, Creatividad y Blogging con pasión y desenfado. Alumno del Postgrado de Growth Hacking por IEBS.

Ahora es tu momento

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29 comentarios

  • Hola Víctor! Dice muuucho de tí ( para bien) hacer un Post con los errores!!!! 😉 Organizar un evento de esta envergadura no resulta nada fácil y leva un trabajo de gestión muy importante. Que podría haber ido más gente? quizá…bueno….para la próxima!!! Por lo que los errores que comentas creo que son mínimos para el éxito de organización y la sensación con la que nos quedamos los que asistimos, que no es otra que fue un evento genial en el que aprendimos mucho y lo pasamos muy bien! Qué mas se puede pedir! Ah! y la comida rica rica también! Un Abrazo! Ana

    • Hola Ana!!!

      Muchas gracias por tus palabras. La verdad es que he quedado muy satisfecho y el feedback no podría ser mejor. Los asistentes lo disteis todo y el mérito de conseguir un Trending Topic fue todo vuestro. Muchas gracias!

  • Buenas Victor!
    Muy buena reflexión la que haces y, como comentas, será muy útil para las personas que tengan que enfrentarse al gran reto de preparar un evento de esta índole o tenerlo en cuenta para futuras ediciones.
    Como te he dicho ya muchísimas veces (en vivo o mediante teclado!!) el evento que te curraste fue impresionante. Lo pienso yo que estuve allí y todos los que nos acompañaron y con los que tuve oportunidad de hablar.
    Puede que aparecieran por ahí esos factores que comentas, pero eso no afectó para que el ambiente que se respirara fuera buenísimo. Y si hubo algún pequeño incidente (como comentas con la comida que es normal que se nos vaya a todos por lo a gusto que estábamos), sé que se solucionó sin problemas, así que no es nada por lo que preocuparse más.
    En palabras propias de mucha gente, y que saben bien lo que dicen por experiencia, decían que habían estado en muchos eventos pero lo que habían disfrutado en este, y lo que habían aprendido, no era algo normal, que era algo impresionante.
    Es una pasada escuchar a personas que saben tanto, referentes en lo suyo, que te digan que se vuelven a casa con un montón de ideas en la cabeza gracias a lo que han aprendido 🙂 .
    En definitiva, darte las gracias una vez más por este fin de semana que permitiste con tu esfuerzo que todos disfrutáramos.

    Un abrazo grande!!!

    PD: La gente está pidiendo ya la segunda quedada nacional! 😛

    • Guau muchas gracias Javi!!! Ni que decir tiene que tu ayuda durante el evento fue “más que valiosa”. Al final, creo yo, por mucho que yo trabajase duro en organizarlo el mérito es de ponentes y asistentes que fueron quienes hicisteis de el algo vuestro y con buen rollo. Así que gracias!

      Un fortísimo abrazo!!! (¿La segunda? mmmmm, quizás!) 🙂

  • En primer lugar, quiero agradecer a los tuiteros/as la cobertura del evento. Sobre el TT, es algo que hay que currárselo más y no dejarlo sólo a la buena voluntad de los amables tuiteros/as.

    Pero esto es mejor que lo discutamos por privado para no marear a tus amables comentaristas.

    Y en cualquier caso, es de agradecer que cuando todo el mundo quiere sacar dinero por todos lados, hayáis difundido el evento por streaming. #bundéalo

    • Hola #Jerby!!

      La verdad es que yo no esperaba ser TT, ni me lo planteé!. Yo quería que hubiese un número aceptable de tuits pero no me esperaba lo activos que estuvisteis y lo amables que fuisteis. Por eso millones de gracias!

      Y si, desde el momento 0 tenía claro que lo íbamos a emitir por streaming porque no podíamos negar el conocimiento a quienes no pudiesen desplazarse. Creo que es un imprescindible y estoy seguro de que no supuso un impedimento para que la gente se inscriba.

      Un saludo #ratonblogger! 🙂

  • Hola Victor,

    Vaya por delante que no soy de los que se regodean cuando a alguien le sale algo mal, sino todo lo contrario. Me parece que has preparado uno de tus mejores artículos con este post, es real como la vida misma y no te has cortado un pelo para sacar a relucir los fallos en la organización del evento.

    Lo que más me ha gustado, has sido capaz de descubrir rápidamente dónde se ha fallado con la organización, eso no es nada sencillo, y al escribir este artículo lo has interiorizado todavía más, ¡¡por todo ello, estoy convencido de que el próximo será un auténtico exito!!

    Saludos,

    Jesús

    • Hola Jesús!!!

      Muchas gracias por este comentario, me hace mucha ilusión!. La verdad es que opino que sacar a relucir tus fallos te hace humano y real. ¿En serio hay alguien que no comete errores? No me lo creo.

      De hecho, si te soy sincero, he cometido otros muchos errores y hay detalles que debería haber cubierto. Por ejemplo, invité a la gente del MIOT que tuvieron la delicadeza de madrugar y desplazarse hasta el evento y luego no fui capaz de proveerles del soporte técnico que necesitaban para que funcionase bien (solo necesitaban una conexión estable).

      En definitiva, que no son sólo estos, que todos cometemos errores y que uno debe enorgullecerse de cometerlos y aprender de ellos.

      De nuevo, muchas gracias Jesús por este comentario! 🙂

  • Víctor!

    Gracias por compartir tantos buenos consejos “eventeros”. Grandes puntos a tener en cuenta.

    Confieso que me hubiese encantado poder asistir, pero por circunstancias personales me fue imposible apañármelas.

    Estoy segura de que habrá una nueva ocasión y lo pasaremos en grande!!

    Besotes desde Deutschland***

  • Más gente sincera como tu con cosas tan interesantes que compartir, hace falta en este mundo.

    ¡Un abrazo, Víctor!

  • Hola Victor,
    Normalmente el que organiza es el que luego ve todos los microerrores y desde luego en cada momento uno hace las cosas lo mejor que sabe o puede en ese momento 😉 La comida se alargó pero es solo un aspecto de un evento que cumplió las expectativas de todos los asistentes. El hecho de que haya quorum en pedir que el evento se repita creo que es la mejor conclusión y es muy positiva!
    Quien haya organizado eventos sabe todo el trabajo que hay detrás y si encima se hace en “ratos libres” más no se puede pedir.
    Ahora toca descansar, celebrar que se ha hecho un gran trabajo, tomar nota de feedback, ideas de mejora y apoyos y pensar en la próxima 😉

    • Hola José Manuel!

      Muchas gracias por tu comentario y por los consejos que me has dado y he recibido con mucha ilusión. Efectivamente, el feedback que estoy recibiendo es muy positivo y eso me hace sentir muy satisfecho y contento.

      ¿Lleva curro? Nooooo, !lleva más! Así que lo bueno es aprovechar este evento para anotar checklists de lo que hay que hacer, errores cometidos, detalles a tener en cuenta y así cada evento será mejor y, sobre todo, requerirá menos esfuerzo.

      Abrazos!

  • Nada hay más importante al analizar lo que hemos hecho que saber los errores que hemos cometido. Es la única forma de no volver a cometerlos (o si??)
    Yo seguí un rato el streaming desde la pelu y desde la comunión que tenía, jajajaja, fui la loca del lugar!!
    Besotesss

    • Jajajajaja, que bueno!! Yo dedique muchos esfuerzos al streaming porque se que era algo clave para el evento.

      D hecho, toda la semana anterior estuve con ello, no veas lo que aprendí!! (Habrá post sobre ello)

      Gracias por el comentario Rebeca!

      Abrazos

  • Hola Victor, siempre se aprende de cosas así, y con la experiencia más. Pones el ejemplo de MQDE y el folloneo, no puedo estar más de acuerdo en la palabra que has usado, porque es eso, Folloneo lo que han hecho para promocionar ese evento, pero entendida como negativo, sinceramente, spammear a todo el mundo en la red, por diferentes canales, sin ningún tipo de reparo no me parece promoción positiva, y no creo que sea el ejemplo de una buena acción el incluirte en una lista VIP de twitter con otras 700 personas, no se vamos, que no somos tan borregos los usuarios… Digo todo esto, porque estoy seguro que eres más capaz que todo eso y porque creo en otra forma de promocionar un evento, y si me dan a elegir prefiero desde la forma en que lo has hecho tu a la otra.

    • Hola RaMGon!

      Tu comentario es para mí muy importante, es un orgullo tenerte por aquí, créeme! 🙂

      He de reconocer que me pones en un aprieto, porque aprecio mucho a Iñaki y también tu opinión, jejejejeje. En serio, creo que toda estrategia tiene sus pros y contras y, cuando te diriges a un público muy general, encontrarás resultados positivos y negativos en toda la que adoptes.

      Por poner un ejemplo, podemos hablar de los Pop-Ups. Si bien es cierto que los odio y considero más molestos que el mosquito peludo de la canción (venga, dime que no la has cantado nunca), también es muy cierto que los resultados que dan son brutales. Los índices de conversión con estas técnicas se multiplican. ¿Adoptarlos o no? Difícil elección. En ciertas ocasiones se deben descartar y en otras es un buenísimo recurso.

      Yo suelo optar por la vía “menos agresiva” la mayoría de veces, porque no me gusta hacer cosas que a mí me desagradan (como en tu caso igualmente) pero también es cierto que, tanto tú como yo, somos una minoría y que al resto (dicen las estadísticas) les molesta menos y las reciben bien.

      Creo que queda abierto el debate, te lo agradezco un montón porque estos comentarios dan vida a un post.

      Gracias y un fuerte abrazo! 🙂

  • Al final yo también me quede con las ganas de ir, y por ganas no fue, créeme..
    Por lo que vi y por lo que he leído la gente lo disfruto y lo paso genial.. Así que si los “grandes” errores que cometiste fueron esos.. El listón ha quedado muy alto.
    Lo que si se es que mucha gente se quedo con los dientes largos porque se enteró tarde del evento… Faltó difusión, pero esta claro que uno sólo no puede llegar a todo el mundo no??
    En fin, que ENHORABUENA y espero estar presente en la segunda.
    Saludos.

    • Hola Sánchez!!

      Pues es una pena, como tú hubo muchos que se quedaron con ganas y estoy de acuerdo con que faltó difusión a la vez que el lugar, transporte y otras circunstancias lo pusieron difícil a otros tantos.

      Tu ENHORABUENA en mayúsculas me ha llenado de ilusión, te lo digo de corazón. Si hay segunda, haré todo lo posible para que lo tengas muy pero que muy fácil para asistir.

      Abrazos! 🙂

  • Ey! Qué te puedo decir que no te hayan dicho ya? El evento estuvo de ÓLE. Las ponencias, interesantísimas; el hecho de dar oportunidades a bloggers anónimos de exponer nuestro trabajo, fantástico.

    Aprendí un montón, he vuelto a casa con la cabeza llena de ideas que ya estoy poniendo en marcha gracias a la experiencia del #bundievento. Y además, y por encima de todo, he tenido la oportunidad de conocer personalmente a gente increíble. Y todo gracias a ti, Víctor.

    Está muy bien que hagas esta reflexión desde el realismo, Víctor, y con humildad, asumiendo que, por más bien que vaya un evento, siempre hay sombras entre las luces de la organización de grandes eventos.

    Yo sé que esto te sirve de mucho, Víctor. Y que te va a ayudar a crecer, y no solo por lo que respecta a la organización de eventos.

    Si hay una segunda edición, que espero que la haya, volveré a estar ahí, encantada de participar. Menudo regalo de evento, Víctor. Gracias!

    • Hola Desirée!!

      Muchísimas gracias por tus palabras, me dan ganas de organizar ya otro! 🙂

      La gran oportunidad fue para mí y no veas lo que me llevé, sobre todo conocer gente como tú y otros muchos y muchas. No me quedan palabras.

      Sólo, si me lo permites, añadir que no es simplemente gracias a mí sino gracias también a la gente del Balneario, a JaviEn y a todos los que me ayudaron y aportaron su granito de arena en el evento. A ti, por ejemplo, por tu súper charla que fue genial.

      Abrazos!

  • Lo que no me ha quedado claro es qué tipo de artículo es Durex 😉
    Seguro que con la pasión y el buen hacer que pones en las cosas, tido el mundo habrá pasado por alto esos errores entrecomillados.
    Gracias por hacer, querido Víctor.

  • Anda Victor que seguro que no fué pa tanto.AISS lo que siento no haber ido PINTABA GUAPO GUAPO.Supongo que nunca sale todo como uno quiere ,,,,depende de tu nivel de exigencia.
    Yo estoy segura que la gente se fué contenta.No pude seguirlo ni por streaming la próxima seguro que alguien e lo cuenta.
    Abrazos Astures 😉

    • Hola Silvia!!!

      Pues si, al final la gente se fue contenta y yo también lo estoy. Y ahora descansado así que no veas! 🙂

      Una penica que no lo pudieses seguir ni por streaming, la próxima vez te despierto yo! 🙂

      Saludines calurosos

  • Me parece una reflexión genial, profunda y sobre todo bastante acertada para compartir, ya que nos das (como siempre) consejos valiosos que nos ayudarán en un futuro (siempre es así). Hoy puede que no te sirva de mucho, pero cuando menos lo pienses lo necesitarás… Me encanta eso de tus artículos 🙂

    Muchas gracias por todo y te animo a seguir con esto de Bundi que es una idea genial, maravillosa y sobre todo nos permite conocer gente con mucho talento y blogs muy divertidos y enriquecedores.

    Yo no me lamento por no ir al evento, así tenía que ser. A veces las cosas no están preparadas para nosotros. En otra oportunidad será. Me alegro un montón por quienes tuvieron la posibilidad de asistir y lo disfrutaron, creo que eso nos beneficia a todos 😉

    Un gran abrazo desde Inglaterra y con un chaparrón como a mi me gusta 😀

    • Hola Diana!!!

      ¿Has visto XMEN? ¿Te acuerdas de la escena en que Xavier busca al hombrecito azul que se teletrasporta y ve cómo va apareciendo y desapareciendo en distintos lugares del mundo? Pues eso me pasa contigo! Jasjajajaja. Cuanto viajas!

      Gracias por tus ánimos y comentarios. A mi me encanta compartir y creo que siempre hay que intentar sacar una lección de cada cosa y, sobre todo, compartirla.

      Besitos!

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