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Exportar uno o más buzones de Microsoft® Exchange® a ficheros .PST

Vamos a ver como crear una “tarea programada de Windows” para que exporte periódicamente los buzones de los usuarios a correspondientes carpetas personales en el servidor, para tener una copia desconectada de cada buzón. La ventaja de todo esto es la rapidez y comodidad con la que podremos montar el buzón de ese usuario en busca de correos concretos, contactos, o lo que sea que necesite o haya perdido por error. Bien, pues lo primero que necesitamos es la utilidad EXMERGE.EXE, gratuita y disponible:

Exmerge es una utilidad especialmente diseñada para realizar un volcado del buzón de uno o más usuarios, desde Microsoft® Exchange® a un fichero de carpetas personales PST, y viceversa. Aunque es una utilidad muy sencilla de utilizar, hay una serie de peculiaridades con las que es casi seguro que te estrelles si es la primera vez que la utilizas. Sigue leyendo esta entrada y quizás te ahorres más de un calentamiento de cabeza.

Lo primero que debemos hacer es descargarnos la utilidad, descomprimirla y guardarla en la siguiente ruta:

C:\Archivos de programa\Exchsrvr\bin

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Al ejecutar exmerge.exe, tendremos a nuestra disposición un asistente para realizar el proceso. Aquí tenéis una breve secuencia de pasos para exportar el buzón de un usuario de Microsoft® Exchange® a un fichero PST:    La primera pantalla, de bienvenida. En la segunda, nos toca elegir el tipo de procedimiento:

  • Extract and Import (One Step Procedure): Este es el caso de migraciones entre servidores. El procedimiento consiste en la extracción de los datos de un buzón, en el servidor de origen, a un archivo .PST intermedio, para luego volcar el PST a un buzón con el mismo nombre pero en un servidor destino distinto del origen.
  • Extract or Import (Two Step Procedure): En este caso, que es el que nos interesa, podremos elegir entre extraer los datos de un buzón de Microsoft® Exchange® a un archivo de carpetas personales (Opción 1, que es la que nos interesa), o importar mensajes y carpetas desde un archivo de carpetas personales a los buzones del servidor.

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Una vez seleccionado el procedimiento que queremos seguir, tendremos que indicar el servidor de Microsoft® Exchange® al que nos queremos conectar. Adicionalmente, y solo de forma opcional, podemos especificar el nombre de un Controlador de Dominio y opciones de selección de mensajes (por ejemplo si solo queremos exportar mensajes antiguos, etc). Como tampoco pretendo extenderme mucho, voy a omitir la explicación de cada opción… En el siguiente paso del asistente deberemos seleccionar qué buzones queremos exportar. Y luego se nos pregunta por las configuraciones regionales que queremos usar por defecto. Tal y como explica el texto de esa misma pantalla, esta configuración controla dos aspectos:

  • La página de caracteres (charset) que se va a usar en la lectura y exportación de la información.
  • El idioma en el que se nombrarán las carpetas en el archivo PST de destino. Cuidado!: Como veremos más adelante, es posible que tengamos problemas porque Exmerge no conoce en qué idioma están nombradas las carpetas en el servidor. El “Locale” que definimos aquí no tiene nada que ver con ello.

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Y bueno, finalmente elegimos la carpeta donde deseamos que se creen (o donde se encuentran los que queremos actualizar) los archivos pst, un par de opciones más que no vienen al cuento .. y listo!.

Si todo ha ido bien, y se te ha exportado correctamente, QUE SUERTE HAS TENIDO!.

Lo normal es encontrarnos con algún problema. A continuación encontrarás la explicación de los problemas con los que me he encontrado y sus soluciones.

El primer problema con el que yo me he encontrado es que no funciona. Por más configuraciones que probaba, nada, siempre el mismo error. Me aventuré a mirar en el LOG y esto fue lo que encontré:

[18:55:26] Store ‘MSPST MS’ was not opened.

Bien, pues esto ocurre cuando exmerge es incapaz de reconocer los nombres y mapa de caracteres del origen de los datos que, en nuestro caso, es Microsoft® Exchange®. Bien, pues para solucionar el problema lo que haremos es la siguiente secuencia:

  1. Cierra exmerge y busca edita el fichero ExMerge.ini. Encuentra y cambia la siguiente línea: LoggingLevel =3 . Con esto indicamos que queremos un nivel máximo de registro, es decir, mucha información.
  2. Vuelve a ejecutar todo el proceso, para que te genere el error.
  3. Como hemos registrado más información, abre el fichero ExMerge.log y busca las siguientes líneas:
    [08:42:54] Checking service ‘Almacén de mensajes de Microsoft Exchange’

    [08:42:54] Checking service ‘Carpetas personales’

    [08:42:54] Store ‘MSPST MS’ was not opened.

    Apunta esta información por si es distinta de la habitual.

  4. Vuelve de nuevo al fichero ExMerge.ini y localiza y cambia (normalmente solo tendrás que eliminar el ; que tiene delante la línea) las siguientes líneas:

    ….

    LocalisedPersonalFoldersServiceName=Carpetas personales

    ….

    LocalisedExchangeServerServiceName=Almacén de mensajes de Microsoft Exchange

    De esta forma, indicamos a exmerge cómo están nombrados el Almacén y el Buzón en el servidor.

  5. Guarda el fichero y vuelve a ejecutarlo, verás como ya puedes, si estás ejecutando como Administrador, hacer una exportación para el buzón del Administrador.

Pero, si te ves en la misma situación que yo, lo más probable es que solo te funcione con el buzón del Administrador. Esto es debido a que, por norma general, ninguna cuenta administrativa tiene derechos de abrir los buzones de los usuarios. Por ello, hay que conceder permisos al Administrador.

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Desde el Administrador de Exchange, localizamos el Almacén y nos vamos a sus Propiedades. Si seleccionamos el grupo de Administradores y bajamos abajo, veremos que tiene dos permisos en Denegar que debemos cambiar a Conceder. Cuando le damos a aplicar, un mensajito al parecer indefenso nos dirá que “cuando asigna permisos de denegar, éstos tienen preferencia sobre los de permitir. Por ejemplo, si concede permisos a un usuario que pertenece a varios grupos, y en alguno de ellos existe el permiso Denegar, se le denegará el permiso a ese usuario”. No pases por alto este mensaje, pues el siguiente problema que yo me encontré vino relacionado por ello. Asegúrate de revisar la lista completa de los permisos y de que no esté denegado el permiso en NINGÚN grupo del que forme parte el usuario con el que vayas a ejecutar EXMERGE.

Y bueno, posiblemente esto sea todo…

Acerca del autor

Víctor Campuzano

Growth Hacker no soy, pero lo vivo. De mi blog no vivo, pero aquí si que soy como soy. Marketing Digital, Creatividad y Blogging con pasión y desenfado. Alumno del Postgrado de Growth Hacking por IEBS.

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