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Cómo firmar contratos online con validez legal usando Signaturit

Descubre el mejor método para enviar y firmar contratos online con validez legal gracias al plugin de Wordpress WP E-Signature. ¡Con vídeo!

«Riiing, riiiiing, riiiiing …. ¿Sí? Víctor buenos días, ¿qué tal? (blah blah) oye que al final he revisado el presupuesto que me has enviado y que adelante, firmemos el contrato y empecemos a trabajar…. ¿cuando vienes a Euskadi a firmarlo?«

Y ahí me quedé yo, pensando en que me encantaría ir a Euskadi (de hecho es uno de los viajes que tengo como «pantes de morirme» junto con Nueva York, Berlin, Transilvania, Alaska, El Colorado y El Lepe) pero como que me pilla un poco mal en estos días. Miré hacia arriba y pensé que tal vez un viaje express: «De Murcia a Alicante, cojo avión para Bilbao, en un hotel firmamos el contrato, paso a ver a Maï, jo que tengo muchas ganas de verla y luego otro pájaro de vuelta y para el bañito de Marina y 21 Zomblings estoy aquí«. Pero que va, no es viable y además cuesta una pasta…

Pero, ¿me la juego sin contrato? A ver, de fiar parece pero … ¿acaso el amor no es más libre cuando los papeles están bien arreglados? Mmmmm, discutible, vale, no me meto por aquí….

¡Eeeeeeh! ¡Happy de tó ¿no?! ¿Cómo estás? Yo genial, para variar, con muchas ganas de todo y… ¡reconectando con mi cuenta de snapchat!

Y, bueno, hoy quiero compartir contigo el problema que me surgió con el tema de los contratos y cómo he estado buscando soluciones hasta dar con la perfecta: con prueba gratuita, sin necesidad de instalación, con distintos planes que se adaptan a las necesidades de cada empresa o usuario… ¡Mola!

¿Cómo de legal es firmar contratos de forma digital?

Cuando me puse a buscar el tema de firmar contratos online lo pensé: ¿esto es legal y válido en juicio? Mi conclusión fue que sí y en base a un argumento irrefutable: si hay tantas empresas ofreciendo el servicio es que sí, no creo que haya tanta gente explotando una mentira. ¿Le valdría a un juez? Eeeem, digo yo que si.

Aun así me dije que tenía que, bueno yo que se, explorar un poco más en la respuesta no vaya a ser que haya muchos explotando el patels (jajajaja, que bueno, con doble sentidico, una errata … ¿pillas?).

Así que encontré este artículo titulado «La legalidad de la firma electrónica: ¿es legal en la Unión Europea?» y otros que hacían mención a la Uniform Electronic Transactions Act (UETA) o el ESIGN Act. de 2000 que dicen que sí es legal.

Según comentan, para que una firma digital de contrato tenga la misma validez que una firma física, se deben cumplir estos tres requisitos:

  • Identidad de la firma. Poder identificar de forma inequívoca al firmante, como si un notario hubiese estado presente en el momento de la firma.
  • Registro de auditoría de la firma. Esto se refiere a tener la posibilidad de certificar en qué momento exacto (y lugar y todo lo que se pueda) se realizó la firma.
  • Integridad del documento. Seguridad y mantenimiento de la integridad del documento, certificándose que éste no ha sufrido cambios tras la firma. Vamos, que no le has puesto un par de ceros más después de firmarlo.

Todo esto, que parece fácil de entender, parece estar incluido en los servicios de firma digital de contratos así que podríamos estar tranquilos, ¿no?

¿Aún no lo tienes claro? Pues venga, vamos a gastarle una putadilla a un buen amigo:

Reto a @NandoOlcina a que complete su parte en este post sobre Firma Digital de Contratos. - piopíalo    

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¿Cuál es la opinión de un Abogado al respecto?

A por ellos tigre … 🙂

¿Es necesario un certificado digital para firmar documentos?

Nop, sencillamente no. Si fuese necesario que nuestro cliente tuviese un certificado digital, bien instalado y todo eso estaríamos ante un grave problema y seguramente no nos serviría de nada montar el sistema.

Por tanto, todo lo que estamos tratando en este artículo es para realizar una firma válida, online y sin necesidad de certificado digital personal del cliente. La vale con un dedillo para disfrutar.

¿Qué opciones tenemos para firmar contratos online?

Vale, este punto va a ser rápido. Te voy a contar la cantidad de opciones que he probado y por qué, al final, me he decidido por optar por Signaturit. Así tu ya podrá probar o decantarte por lo que quieras, ¿vale?

Disponemos de tantas opciones:

  • HelloSign. El primero que probé. Todo muy chuli, muy profesional pero se me hizo pesado crear el primer documento y luego están las limitaciones de no poder crear plantillas ni muchos documentos sin pasar por caja.
  • DocHub. Este es de los más baratos que hay en servicio online y la verdad es que funciona muy bien. Lo que no me terminó de convencer es el proceso, que me resultaba poco intuitivo y no poder traducir los mensajes.
  • DocuSign. También lo probé y me envié un contrato y más de lo mismo: pasas por caja mes a mes si quieres usarlo de continuo, límites en la creación de plantillas y sin posibilidad de personalización.
  • SignNow. No lo he probado pero el logotipo está chulo.
  • DigiSigner. Otro que no he probado. Parece chulo y también caro. Jejejeje.
  • Gonitro. Dice que es totalmente gratuito y fácil. Necesito 10 minutos para probarlo…
  • WP E-Signature. No tiene cuotas mensuales ni límites de documentos y la información se guarda en tu propio servidor.

Muchos de estos servicios son como «servicios online», ¿me sigues?. Es decir que los datos se guardan en sus servidores, que ellos te harán pasar por caja o no, que te ofrecerán cosas o no…

La ventaja principal es que no tienes que preocuparte de copias de seguridad ni de la seguridad del sitio web ni muchas otras cosas, pero es importante que además te ofrezcan libertad y comodidad para gestionar tus documentos y la total garantía de validez de la firma.

La alternativa es Signaturit

Después de probar y probar encontré la plataforma de Signaturit y no pude resistirme a probarla. Entre las cosas que me enamoraron, aparte de sus increíbles características técnicas, me gustó que podía crear plantillas de documentos, personalizarlas con mi logo, utilizar distintos tipos de envío en función del número de personas que tengan que firmarlo, generando una copia legal por cada una… en fin, un montón de cosas.

Qué te voy a contar… al final es el que me quedo por diversas razones:

  • Puedo crear plantillas, documentos con formulario o documentos normales.
  • No necesita instalación, ni por mi parte ni por parte del firmante. No necesito más que mi correo electrónico.
  • Está disponible en castellano.
  • Puedo personalizarlo con mis logos y tal.
  • Lo puedo utilizar desde cualquier dispositivo, cosa que nunca viene mal.
  • La información es mía. Puedo guardar fácilmente mis documentos firmados, además de tenerlos en el correo, y Signaturit se encarga de las cuestiones de seguridad.

¿Qué mas le puedo pedir? ¿Que envíe una copia en PDF al cliente después de firmar? Pues también lo hace. Jejejeje.

¿Cómo funciona Signaturit?

Con muchos programas de firmas te toca todo el rollo de instalar y configurar el sistema para empezar a usarlo. Aquí es mucho más fácil: te registras y listo. Luego para enviar tus documentos y recibir la firma solo tienes que:

  1. Abrir el correo (funciona con varios: Gmail, Outlook, Apple Mail…)
  2. Adjuntar el archivo que quieres que te firmen ( ¡ojo, en PDF!).
  3. Poner la dirección de correo. Aquí hay un truquillo porque tienes que añadir «.signatur.it» al final. O sea, que si se lo quieres mandar a pepito@gmail.com pones: pepito@gmail.com.signatur.it
  4. Y lo mandas.

Luego ya le toca al otro, pero no te creas que lo tiene difícil. Sin que tenga Signaturit ni nada, puede abrir el email, hacer clic en «Ver documento» y ya lo firma sin problemas. Vamos, chupao.

¿Me puedo fiar?

Si miras la web de Signaturit, está bien clarito que tienen de todo para que la firma sea legal y no la falsifique nadie.

Para empezar, quien firme tiene que tener acceso al email al que se ha enviado el documento. Signaturit registra además un «sello de tiempo» y así se sabe cuándo se ha enviado, cuándo lo ha visto el destinatario y cuándo lo ha firmado. Además de esta información temporal, se guarda también información durante la firma (en plan, la velocidad, la forma de la firma, etc.).

Pero no te creas que se queda ahí la cosa. El sistema tiene lo que llaman «Autenticación avanzada», es decir, que si quieres más seguridad, tienes varias formas de comprobar que el documento lo firma quien lo tiene que firmar y que no se modifica después de haberse firmado. Por ejemplo, puedes añadir un código especial de seguridad que se envía por SMS. Así, solo el dueño de ese número de teléfono puede acceder al documento y firmarlo. También puedes pedir una comprobación de DNI o pasaporte o que hagan alguna foto o grabación de voz para demostrar su identidad. Así que, para mí, son de fiar.

Procesos más ágiles y mayor control

Una de las cosas que más me gustan de Signaturit es que está pensado para empresas y autónomos como nosotros, que lo que necesitamos es agilizar procesos. En este sentido, utilizar la plataforma es muy cómodo porque también sirve para hacer un seguimiento de tus documentos y controlar todo el proceso.

Los archivos tienen un estado que puede ser «Enviado», «Pendiente de firma» o «Firmado», así que en todo momento puedes comprobar si ese contrato ya está firmado o no, además de consultar documentos más antiguos en tus archivos y registros siempre que te haga falta.

Plantillas y personalización

Ya os he mencionado también las plantillas. Tampoco os voy a contar mucho porque son muy fáciles de hacer y ya lo podéis ver explicado aquí, pero para mí son de lo más práctico. Una vez has hecho los primeros contratos, puedes utilizar las plantillas para ahorrar tiempo en estas gestiones.

Por último, los planes que ofrecen están adaptados a las necesidades de cada uno. Pagas en función del volumen de documentos de cada plan y, aunque elijas un plan un mes, puedes cambiarlo en tu panel más adelante si ves que vas a tener que firmar más o menos archivos. Además nada de pagos mensuales, una vez al año y fuera.

Conclusiones finales

Ufff, ya me he cansado. Ya no sigo que tengo sed y me hago pis. Supongo que ya tendrás todo muy claro, que ya habrás visto la oportunidad y ventajas de Signaturit, ¿verdad?

Las fronteras geográficas son cada vez menos restrictivas en nuestro entorno digital y esto también tenía que llegar a la parte de los contratos. Si cada vez trabajamos más en modo remoto y cada vez con más clientes, incluso de otros países, ¿por qué no firmar los documentos y contratos también de forma digital? Es un avance, no me digas que no.

Emprendedores, freelances, agencias, empresas de servicios, bloggers… se me ocurren un sinfín de situaciones en las que esto te podría resultar muy pero que muy útil. ¿Verdad? ¡Pues adelante!

Ahora, como siempre, abrimos debate. ¿Te atreverías con ello? ¿Consideras interesante y un avance poder disponer de este sistema? ¿Crees que sería mejor cualquier alternativa gestionada por terceros? ¿Qué ventajas e inconvenientes le ves? ¿Te vuelves a casa por Navidad? ¡Cuenta, cuenta, suma y resuma!

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Acerca del autor

Víctor Campuzano

Growth Hacker no soy, pero lo vivo. De mi blog no vivo, pero aquí si que soy como soy. Marketing Digital, Creatividad y Blogging con pasión y desenfado.

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21 comentarios

  • Me parece una idea más que interesante y necesaria Víctor. Así por lo menos tienes una mayor seguridad a la hora de hacer trabajos. Y si alguien te dice que no quiere firmar, pues ya te está avisando del tipo de cliente que es jejejeje.
    ¡Un abrazo figura!

    • Jajajaja. Desde luego Fran!!

      Además muestra seriedad por tu parte. Yo, para más «inri», lo he integrado con mi sistema de email marketing de modo que cuando un cliente firma se le mete en una secuencia de emails que le dan la bienvenida, luego al mes le preguntan que tal, a los dos meses le piden una reseña en Google… Jejejeje.

      Un abrazo crack! 🙂

  • Un tema súper interesante el que planteas, yo hace un año, creo, firmé un contrato totalmente virtual, ellos me mandaron el documento y recuerdo que la tuve que entrar a una página que me dieron hice mi firma y luego me mandaron el documento con la firma de ellos y la mía grabada. No recuerdo qué programa era, pero me pareció súper chulo y nada complicado, aunque bueno, de eso yo no sé mucho jajaja

    Me ha encantado el post y creo que es bueno tenerlo como referencia para cuando se vuelva a presentar la oportunidad, porque como cuentas al principio, a veces no es posible atravesar medio país para una simple firma 🙂

    PD. No me vuelvo para ningún lado, porque no he salido, estoy en casa, antes, durante y después de las fiestas 😀

    • Eso está muy bien Di!! Sweet Home, jejejeje.

      Si, yo también había probado otros programas y al final me quedé con este porque es self hosted y más flexible. Si quiero implemento mejoras y listo.

      ¿Sabes? Lo que sí molaría es cruzar medio país para vernos de una vez por todas y comer en familia! 🙂

  • […] que le conocerás, acerca del reto público que le lanzaba en mi último post donde hablaba de Cómo firmar contratos online de forma legal. ¿El reto? Pues que me verifique si lo que yo digo es verdad… […]

  • Me ha venido tu post al pelo. Llevo tiempo trabajando con aplicaciones de firma en PDF por el simple objetivo de eliminar papel (prácticamente lo he conseguido), pero esta opción no es la idónea porque igualmente tienes que desplazarte para que el cliente estampe su firma.

    Sin embargo, lo que planteas en el post, cumple los dos objetivos… Gran aporte!!!

    Un saludo

  • Hola Victor, gracias por tu aportación, tenemos una duda respecto al funcionamiento de este plugin, que estamos pensando en implementar en los procesos de nuestra empresa y me gustaría saber si puedes ayudarnos con una duda que nos queda.

    ¿Cómo quedan registrados los contratos firmados por los clientes,? no aparece nada de esto en el video de demo y nos gustaría que nos contases un poco sobre esto ya que estamos pensando muy seriamente en la implementación de este método en nuestra empresa.

    Nos queda claro el funcionamiento y como le llega el email al cliente con la copia del contrato en PDF, pero ¿donde tenemos nosotros el registro de los contratos firmados?

    Gracias de nuevo por tu ayuda.

    • Hola Basilio!!

      Efectivamente, cuando los clientes firman se envían copias en PDF con la huella digital a los firmantes y a vosotros se os queda registro de la firma y todos los datos.

      Es un proceso válido. Está bien.

      Saludos!

  • Me habéis volado el cerebro! Mi historia como consultor se dividirá entre antes y después de este aporte vuestro. Gracias totales!

      • Lo único malo es que no es gratuito y de momento esta fuera de mi presupuesto, pero gracias de todas formas. Es justo lo que necesito

      • Ya tío, no es barato.. yo porque lo pagué en la agencia en su momento que si no … 🙂

  • Hola Víctor,
    Tengo una pequeña duda… ¿Esto podría valer para firmar las nóminas de una empresa? Quiero decir no habrá un modelo tipo, sino que cada trabajador tendrá su nómina y tiene que firmarla…

    ¿Crees que sería factible?
    Gracias

    • Hola Raúl!!

      No soy muy de leyes pero creo que si. De hecho creo que hay una opción para que generes una copia para usuario de WordPress. Yo creo que si que podría servirte.

      Echa un ojo a las «features» del producto y pregúntale a los desarrolladores. Es caro, pero para determinadas situaciones merece la pena.

      Y si te atrancas, vuelve aquí que te ayudamos entre todos! 🙂

  • Hola Victor. me ha gustado mucho tu video.
    estoy intentando realizar algo parecido para una inmobiliaria en la que una vez visto el inmueble, le llegue copia al correo del vendedor, comprador y firmemos nosotros como agencia inmobiliaria.

    Es posible que la firma de la agencia pueda ser de diferentes empleados o solo puede firmar el administrador?

    • Hola Juan José!!

      Efectivamente, puedes configurar que firmen empleados, requerir firmas de distintas personas e incluso fijar el orden en que quieres que se firmen.

      Saludos!

  • Hola Víctor, muchas gracias por toda tu información! Me encanta cómo la cuentas!

    Verás, he acabado en página ya que estaba buscando información sobre la validez original de mi contrato de alquiler a través de Docusign. Necesito un documento original o bien una compulsa de mi contrato, pero no sé si el documento emitido por Docusign es válido tal y como lo descargo, ya que quiero creer que los número que tiene sobre el documento son un certificado digital y con eso es suficiente…

    Sabes algo al respecto?

    Millón de gracias!

  • Interesante . Aprendo algo con cada web todos los días. Siempre es estimulante poder disfrutar el contenido de otros escritores. Me gustaría usar algo de tu articulo en mi web, naturalmente dejare un enlace , si no te importa. Gracias por compartir.

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