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Cómo firmar contratos online con validez legal usando WP E-Signature

Descubre el mejor método para enviar y firmar contratos online con validez legal gracias al plugin de Wordpress WP E-Signature. ¡Con vídeo!

“Riiing, riiiiing, riiiiing …. ¿Sí? Víctor buenos días, ¿qué tal? (blah blah) oye que al final he revisado el presupuesto que me has enviado y que adelante, firmemos el contrato y empecemos a trabajar…. ¿cuando vienes a Euskadi a firmarlo?

Y ahí me quedé yo, pensando en que me encantaría ir a Euskadi (de hecho es uno de los viajes que tengo como “pantes de morirme” junto con Nueva York, Berlin, Transilvania, Alaska, El Colorado y El Lepe) pero como que me pilla un poco mal en estos días. Miré hacia arriba y pensé que tal vez un viaje express: “De Murcia a Alicante, cojo avión para Bilbao, en un hotel firmamos el contrato, paso a ver a Maï, jo que tengo muchas ganas de verla y luego otro pájaro de vuelta y para el bañito de Marina y 21 Zomblings estoy aquí“. Pero que va, no es viable y además cuesta una pasta…

Pero, ¿me la juego sin contrato? A ver, de fiar parece pero … ¿acaso el amor no es más libre cuando los papeles están bien arreglados? Mmmmm, discutible, vale, no me meto por aquí….

¡Eeeeeeh! ¡Happy de tó ¿no?! ¿Cómo estás? Yo genial, para variar, con muchas ganas de todo y… ¡reconectando con mi cuenta de snapchat! Un pequeño inciso: dejo de fumar en directo en Snapchat. Si te ape, pos conectemos

Si quieres ver cómo dejar de fumar, a vicampuzano has de seguir en snapchat… - piopíalo    

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Y, bueno, hoy quiero compartir contigo el problema que me surgió con el tema de los contratos y cómo he estado buscando soluciones hasta dar con la perfecta: sin coutas mensuales, la información en tu propio servidor, sin límite de documentos, sin límite de firmantes … ¡Mola!

¿Cómo de legal es firmar contratos de forma digital?

Cuando me puse a buscar el tema de firmar contratos online lo pensé: ¿esto es legal y válido en juicio? Mi conclusión fue que sí y en base a un argumento irrefutable: si hay tantas empresas ofreciendo el servicio es que sí, no creo que haya tanta gente explotando una mentira. ¿Le valdría a un juez? Eeeem, digo yo que si.

Aun así me dije que tenía que, bueno yo que se, explorar un poco más en la respuesta no vaya a ser que haya muchos explotando el patels (jajajaja, que bueno, con doble sentidico, una errata … ¿pillas?).

Así que encontré este artículo de Approveme titulado “¿Son las firmas digitales legales y válidas?“. Y ahí, haciendo menciones a la Uniform Electronic Transactions Act (UETA) o el ESIGN Act.  de 2000 … Pos que dicen que sí.

Según comentan, para que una firma digital de contrato tenga la misma validez que una firma física, se deben cumplir estos tres requisitos:

  • Identidad de la firma. Poder identificar de forma inequívoca al firmante, como si un notario hubiese estado presente en el momento de la firma.
  • Registro de auditoría de la firma. Esto se refiere a tener la posibilidad de certificar en qué momento exacto (y lugar y todo lo que se pueda) se realizó la firma.
  • Integridad del documento. Seguridad y mantenimiento de la integridad del documento, certificándose que éste no ha sufrido cambios tras la firma. Vamos, que no le has puesto un par de ceros más después de firmarlo.

Todo esto, que parece fácil de entender, parece estar incluido en los servicios de firma digital de contratos así que podríamos estar tranquilos, ¿no?

¿Aún no lo tienes claro? Pues venga, vamos a gastarle una putadilla a un buen amigo:

Reto a @NandoOlcina a que complete su parte en este post sobre Firma Digital de Contratos. - piopíalo    

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¿Cuál es la opinión de un Abogado al respecto?

A por ellos tigre … 🙂

 

¿Es necesario un certificado digital para firmar documentos?

Nop, sencillamente no. Si fuese necesario que nuestro cliente tuviese un certificado digital, bien instalado y todo eso estaríamos ante un grave problema y seguramente no nos serviría de nada montar el sistema.

Por tanto, todo lo que estamos tratando en este artículo es para realizar una firma válida, online y sin necesidad de certificado digital personal del cliente. La vale con un dedillo para disfrutar.

¿Qué opciones tenemos para firmar contratos online?

Vale, este punto va a ser rápido. Te voy a contar la cantidad de opciones que he probado y por qué, al final, me he decidido por optar por un sistema auto gestionado. Así tu ya podrá probar o decantarte por lo que quieras, ¿vale?

Disponemos de tantas opciones:

  • HelloSign. El primero que probé. Todo muy chuli, muy profesional pero se me hizo pesado crear el primer documento y luego están las limitaciones de no poder crear plantillas ni muchos documentos sin pasar por caja.
  • DocHub. Este es de los más baratos que hay en servicio online y la verdad es que funciona muy bien. Lo que no me terminó de convencer es el proceso, que me resultaba poco intuitivo y no poder traducir los mensajes.
  • DocuSign. También lo probé y me envié un contrato y más de lo mismo: pasas por caja mes a mes si quieres usarlo de continuo, límites en la creación de plantillas y sin posibilidad de personalización.
  • SignNow. No lo he probado pero el logotipo está chulo.
  • DigiSigner. Otro que no he probado. Parece chulo y también caro. Jejejeje.
  • Gonitro. Dice que es totalmente gratuito y fácil. Necesito 10 minutos para probarlo…

Todos estos servicios son como “servicios online”, ¿me sigues?. Es decir que los datos se guardan en sus servidores, que ellos te harán pasar por caja o no, que te ofrecerán cosas o no…

La ventaja principal es que no tienes que preocuparte de copias de seguridad ni de la seguridad del sitio web ni muchas otras cosas. La desventaja es que pierdes el control de la información y se reduce la personalización.

La alternativa “Self Hosted” es WP E-Signature de Approveme

Después de probar y probar encontré este plugin para WordPress y no pude resistirme a probarlo. Entre las cosas que me enamoraron, a parte de pensar en que basta con pagar una vez y “pa toa la vida”, me gustó que podía crear plantillas de documentos, documentos con formulario que podrían ser firmados por muchas personas generando una copia legal por cada una… en fin, un montón de cosas.

Qué te voy a contar… al final es el que me quedo por diversas razones:

  • Puedo crear plantillas, documentos con formulario o documentos normales.
  • Puedo traducirlo al castellano. De hecho he traducido el 75% ya. Si quieres la traducción escríbeme un mail.
  • Puedo personalizarlo con mis logos y tal.
  • Puedo conectarlo con Active Campaign y registrar usuarios de WordPress cuando firmen un documento. Dicho de otra forma, puede ser el primer paso para un área de clientes.
  • Se queda en mi servidor. Esto es bueno y malo. Pero la información es mía.

¿Qué mas le puedo pedir? ¿Que envíe una copia en PDF al cliente después de firmar? Pues también lo hace. Jejejeje.

Instalación y puesta en marcha de WP E-Signature a base de Tips

¿Sabes? Estaba yo pensando que si me pongo a redactar todo, pasico a pasico, me da un post de más de 3.000. Paso, que tenemos los ojos llenos de mazapán. No, no..

Además, te he preparado un vídeo donde te muestro la configuración, pues a punto y firmado de documentos. Así que en aprox. 18 minutos te puedes convertir en “la mar de crack” de la firma online de documentos. Como yo, jijiji.

Total, que para completar el post, voy a poner así en plan rápido algunos tips. A ver qué te parecen.

Cómo montar el sistema de firma digital de contratos

Como WP E-Signature es un plugin de WordPress, lo primero que necesitarás será montar un WordPress vacío. A mi entender, sería un error utilizar el mismo WordPress de tu web o blog. Separemos, please. Aquí van los tips.

  • Contrata un hosting o usa el que tienes. En mi particular opinión, lo ideal sería un hosting de Webempresa (link de afiliado para los reyes magos de Marina, jejejeje) ya que creo que a seguridad no les gana nadie. Mejor usa un subdominio.
  • Ponlo en HTTPS. Hoy en día un certificado SSL cuesta muy poco así que mejor ser serios.
  • Instala un WordPress limpio desde cero y haz una home muy sencillita. Bloquea indexación de buscadores y añade un poco más de seguridad con Wordfence.
  • Instala el pack de Wp E-Signature y todos los addons con su licencia. En el momento de la instalación tal vez necesites añadir unas líneas en el wp-config.php. Te lo dice el plugin.
  • Si quieres garantías en la entrega de correos, quizás te interese usar el servicio SMTP de un proveedor externo.
  • Configura WP E-Signature a tu gusto. En el vídeo explico todas las configuraciones.

Crea un conjunto de plantillas de contrato

Seguro que, al final, serán unos pocos modelos de contrato que tendrás que ir reciclando para cada cliente. Tal vez un contrato de servicios, uno de conformidad de entrega y poquito más. ¿Verdad?

  • Crea, con ayuda de tu abogado, una serie de modelos de contrato y añádelos como plantillas en WP E-Signature. Así podrás reciclarlos de forma cómoda.
  • Cuando crees las plantillas, usa un formato especial para los datos que tendrás que cambiar en cada caso. Así no tendrás que releerte el contrato cada vez que quieras enviarlo a un nuevo cliente. Yo uso NOMBREDECLIENTEPor ejemplo.

Realizando pruebas antes de “molestar al cliente”

La ventaja de no tener límite de documentos y que todo pueda realizarse en privado es que puedes liarte a hacer pruebas ficticias con compañeros y amigos hasta que hayas probado todo el sistema. Mi recomendación es que lo hagas antes de enviar el primer contrato a un cliente.

  • Envíate contratos a diferentes direcciones de email y prueba todo el proceso de firma.
  • Prueba también como sería la firma desde un dispositivo móvil. Seguramente será el mayor de los casos.
  • Comprueba con tu abogado si resulta “chachi” el sistema.

Conclusiones finales

Ufff, ya me he cansado. Ya no sigo que tengo sed y me hago pis. Supongo que ya tendrás todo muy claro, que ya habrás visto la oportunidad y ventajas de todo esto, ¿verdad?

Las fronteras geográficas son cada vez menos restrictivas en nuestro entorno digital y esto también tenía que llegar a la parte de los contratos. Si cada vez trabajamos más en modo remoto y cada vez con más clientes, incluso de otros países, ¿por qué no firmar los documentos y contratos también de forma digital? Es un avance, no me digas que no.

Emprendedores, freelances, agencias, empresas de servicios, bloggers… se me ocurren un sinfín de situaciones en las que esto te podría resultar muy pero que muy útil. ¿Verdad? ¡Pues adelante!

Ahora, como siempre, abrimos debate. ¿Te atreverías con ello? ¿Consideras interesante y un avance poder disponer de este sistema? ¿Crees que sería mejor cualquier alternativa gestionada por terceros? ¿Qué ventajas e inconvenientes le ves? ¿Te vuelves a casa por Navidad? ¡Cuenta, cuenta, suma y resuma!

Acerca del autor

Víctor Campuzano

Growth Hacker no soy, pero lo vivo. De mi blog no vivo, pero aquí si que soy como soy. Marketing Digital, Creatividad y Blogging con pasión y desenfado. Alumno del Postgrado de Growth Hacking por IEBS.

Ahora es tu momento

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9 comentarios

  • Me parece una idea más que interesante y necesaria Víctor. Así por lo menos tienes una mayor seguridad a la hora de hacer trabajos. Y si alguien te dice que no quiere firmar, pues ya te está avisando del tipo de cliente que es jejejeje.
    ¡Un abrazo figura!

    • Jajajaja. Desde luego Fran!!

      Además muestra seriedad por tu parte. Yo, para más “inri”, lo he integrado con mi sistema de email marketing de modo que cuando un cliente firma se le mete en una secuencia de emails que le dan la bienvenida, luego al mes le preguntan que tal, a los dos meses le piden una reseña en Google… Jejejeje.

      Un abrazo crack! 🙂

  • Un tema súper interesante el que planteas, yo hace un año, creo, firmé un contrato totalmente virtual, ellos me mandaron el documento y recuerdo que la tuve que entrar a una página que me dieron hice mi firma y luego me mandaron el documento con la firma de ellos y la mía grabada. No recuerdo qué programa era, pero me pareció súper chulo y nada complicado, aunque bueno, de eso yo no sé mucho jajaja

    Me ha encantado el post y creo que es bueno tenerlo como referencia para cuando se vuelva a presentar la oportunidad, porque como cuentas al principio, a veces no es posible atravesar medio país para una simple firma 🙂

    PD. No me vuelvo para ningún lado, porque no he salido, estoy en casa, antes, durante y después de las fiestas 😀

    • Eso está muy bien Di!! Sweet Home, jejejeje.

      Si, yo también había probado otros programas y al final me quedé con este porque es self hosted y más flexible. Si quiero implemento mejoras y listo.

      ¿Sabes? Lo que sí molaría es cruzar medio país para vernos de una vez por todas y comer en familia! 🙂

  • Me ha venido tu post al pelo. Llevo tiempo trabajando con aplicaciones de firma en PDF por el simple objetivo de eliminar papel (prácticamente lo he conseguido), pero esta opción no es la idónea porque igualmente tienes que desplazarte para que el cliente estampe su firma.

    Sin embargo, lo que planteas en el post, cumple los dos objetivos… Gran aporte!!!

    Un saludo

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