Este post está disponible como un episodio en Growth Hacking Mundano con Víctor Campuzano.

Si eres freelance como yo sabrás más que nadie lo importante que es gestionar bien tu propia productividad personal.

Si además prestas un servicio en el que tienes que integrarte con los sistemas de gestión de tareas de tus clientes, entonces estarás ante la situación de que tus tareas por hacer están desperdigadas en varias organizaciones o cuentas de Asana, Jira, Basecamp o Trello.

Si eres freelance y se te hace cuesta arriba organizar tus días o semanas y estar al día de lo que tienes que hacer, entonces sigue leyendo porque en este post te voy a enseñar cómo concentrar y sincronizar todas las tares provenientes de los gestores de tareas de tus clientes en un único Todoist personal.

Ojo, que no es que yo tenga especial preferencia por Todoist ¿eh? No ni poco. jejejeje.

¿Comenzamos?

TLDR; (Too long, didn’t read o en murciano acho que largo me voy a coger limones).

1. Si eres freelance es importante que tengas un sistema de gestión de productividad personal que te ayude a explotar al máximo tu tiempo sin matarte a trabajar.
2. En mi caso lo hago todo con Todoist. Adoro esta app y me permite gestionar todas mis tareas de forma organizada. Nunca se me olvida hacer algo.
3. Pero tus clientes quieren que te integres en sus aplicaciones de gestión de tareas (Asana, Jira, Basecamp, Trello).
4. Te lo jorobaría todo si no existiese Pleexy, una plataforma que hace sincronización bidireccional entre varias cuentas de Asana, Basecamp, Trello, etc.; a tu cuenta de Todoist o Microsoft To Do.
5. Puedes configurar un montón de opciones sobre cómo quieres que ocurra la sincronización.
6. Y así gestionar tu productividad personal de forma eficiente y en único lugar (Todoist, please) mientras te integras con tus clientes cual guante en mano si no es de latex y de talla más pequeña.
7. Si lo ves útil para tu caso concreto y decides comprar el plan anual de Pleexy utiliza este enlace para obtener un 20% de descuento.

Encontrar la productividad personal al tiempo que nos integramos en los equipos de nuestros clientes

Yo no se tú, pero para mí una de las principales preocupaciones y retos de un freelance digital es gestionar correctamente su tiempo.

Nuestro producto es una mezcla rara (y en muchas ocasiones desequilibrada) de nuestras habilidades, nuestros conocimientos y nuestro tiempo.

Habilidades y conocimientos vale, pero tiempo. Ains amigüichi, el tiempo. Si me pongo en plan viejuno avisa, pero es que el tiempo, cuan valioso tesoro que se nos escapa entre los dedos… Ok, aquí lo dejo que como siga viene Zahara y escribe una canción. Sigamos.

Los 3 retos de gestión del tiempo de un freelance

Cuando hablamos del tiempo y productividad siempre pensamos en «dar lo más posible». A más hagamos, más vendemos, más ganamos.

Sin embargo, yo opino que existen 3 grandes retos a los que un freelance se enfrenta en lo que a su gestión de tiempo se refiere:

1. No explotar suficientemente nuestro tiempo: es decir, no ser capaces de obtener el máximo valor posible por el tiempo que dedicamos al trabajo. Esto se traduce en una reducción de nuestra capacidad de facturación.
2. Trabajar demasiado: por otro lado está el hecho de no ser capaces de determinar cuándo estamos sobre-explotándonos, tratando de aumentar a toda costa nuestra capacidad de facturación. Esto puede precipitarnos a situaciones de «estar quemándonos» y reducir drásticamente la longevidad de «nuestro producto» y la calidad de nuestra oferta.
3. La pérdida de control e incapacidad de gestionar nuestro tiempo: esto ocurre cuando el qué hacemos y cuándo lo hacemos comienza a escaparse de nuestro control y depende más de exigencias o imposiciones externas. Este es peor, porque su consecuencia afecta a los dos anteriores.

Estos retos (que no son los únicos) ponen de manifiesto la necesidad imperiosa de los freelance de gestionar correctamente su propia productividad personal. ¿Estás de acuerdo o no?

Los retos adicionales de los freelances integrados en los equipos de sus clientes

A los retos anteriores, aplicables a la mayoría de profesionales digitales independientes, podríamos sumar otros derivados de la realidad de trabajo en remoto en que nos hemos visto sumidos.

Y es que, hoy por hoy, cada vez más empresas ya tienen integrado un sistema de gestión de tareas.

Ahora bien, cada una de ellas tiene el que más le ha convenido o mejor se adaptaba a su manera de trabajar. Unos con Asana, otros con Basecamp, otros Trello y otros Jira.

Y claro, por muy freelance o stakeholder o como quiera que te hagas llamar que seas, tu cliente querrá que te integres con el sistema de gestión de tareas que estén usando. Algo así: Ey Freely, te he dado acceso a un proyecto de Asana. Ahí vamos poniendo avances…

Y tú, que te gusta agradar, asientes mientras tus fosas nasales se hinchan al resistir el grito que nace de tu interior «Jooooooo ahora que me lo había dejado todo organizado en Todoist e iba a empezar mi era de la productividad». ????

Incluso en ocasiones puedes encontrarte con que el equipo de Marketing usa Asana y el de Producto Jira. Y ahí estás tú, un Growth entre calcetines (lo pillas? entre medias… vale, estoy desentrenado) con tareas desperdigadas por a saber dónde, cabe, con y cual.

«Las llevas guapas» si pretendes planificar con un poco de antelación y tener una visión general de tu carga de trabajo y qué es lo que tienes pendiente de hacer.

Pleexy: sincronización bidireccional de tareas

La desorganización o el trabajo extra no es la consecuencia principal sino la realidad de que tareas desperdigadas, tareas olvidadas. Nadie quiere un freelance que se olvide de hacer lo que le hemos pedido.

Nadie quiere un freelance que diga «claro que si guapi» y luego, al ver todos los «claro que sis guapis» que ha soltado, no sepa por dónde empezar y se colapse tratando de escoger si chic para ti o chic para mi. No sé si fue la razón del cierre de Chicfy pero que es un problemón no me lo discute ni Thomas, sea cual sea el Plan que tenga.

El día que me vi en la situación de pertenecer al Trello de uno, Asana del otro, Asana del otro y Jira también, supe que o encontraba una solución o sufriría las consecuencias de una crisis productiva.

Así que me puse manos a la obra y en apenas 10 minutos ya tenía la solución gracias a Pleexy.

Pleexy es una herramienta capaz de sincronizar sincronizar tareas provenientes de distintas plataformas como Asana, Basecamp, Trello o Jira en tu aplicación de productividad personal preferida. Sin duda, Todoist.

Ya está. Así de sencillo. «Concentra todo lo que tienes que hacer en un único lugar para gestionar tu tiempo y organizar tu vida».

Un problema real y común. Una necesidad. Un gran dolor que evitar y una solución sencilla. Si no fuese tan de nicho sería el producto perfecto… ¿No crees?

Cómo configurar Pleexy y concentrar tus tareas en un único lugar

Pleexy es súper sencillo de configurar. Si quieres puedes ver el vídeo que acompaña este post pero aquí te dejo consejos rápidos.

1. Regístrate en Pleexy iniciando sesión con la cuenta de Todoist o Microsoft ToDo en la que quieres concentrar tus tareas.
2. Una vez dentro, puedes añadir «conexiones» a servicios externos. Cada conexión representa la configuración de una importación. Por ejemplo, una conexión podría representar la sincronización de tareas con el proyecto X del equipo Y de la cuenta de Asana Z. Puedes tener varios equipos, varias cuentas de Asana conectadas, varias plataformas distintas. Cada configuración se concentra en una conexión.
3. Para cada conexión puedes escoger qué tareas quieres que traiga de la plataforma (mediante filtros y opciones) y cómo quieres que las deposite en tu Todoist. Puedes escoger que cree proyectos en Todoist que se asemejen a los de la App externa, que lo concentre todo en único proyecto organizado por secciones o una combinación de ambos. Es bastante flexible. Incluso puedes usar variables para los nombres de secciones o tareas.
4. Luego escoges si quieres que haga sincronización de la descripción y etiquetas de las tareas.
5. Y cómo quieres sincronizar las fechas de entrega.
6. También puedes especificar qué pasa cuando se completa una tarea en Todoist o en la plataforma remota.
7. Puedes ver una preview de qué tareas encuentra y cómo lo sincroniza antes de activar la conexión para que se quede trabajando sola.

Funciones justas y sencillas pero que cumplen con el requisito. ¿Tú qué opinas?

Plan free, premium y descuento Vic

¿Que cuánto cuesta? Pues tienes una versión free y una premium. Yo desde el primer día que la descubrí pagué el plan anual con la convicción de que el precio es irrisorio en comparación con el problema que soluciona y el tiempo y quebraderos de cabeza que me ahorra.

Pleexy arranca con una versión free que te permite sincronizar hasta 2 conexiones en intervalos aproximados de 15 minutos. Suficiente para probarlo.

Si necesitas más conexiones o quieres como yo una sincronización en «tiempo real» (las comillas es porque a veces se demora un minutico o dos a lo sumo) entonces tienes que ir a la versión premium que cuesta alrededor de $40 al año. ¡En serio!

Poco más que añadir. Bueno sí, que si quieres un 20% de descuento en el primer año de un plan anual usa este enlace. Me harías feliz, ya sabes.

Conclusión

La conclusión es sencilla: si eres freelance y tienes que integrarte en la gestión de tareas de tus clientes verás como tu propia productividad personal sufre las consecuencias.

Pero tienes una solución fácil. Yo he encontrado la solución en Pleexy y soy feliz.

Sea o no tu caso, espero que este post te haya servido para comprender algunos retos y necesidades a los que nos enfrentamos los freelances. Espero que hayas visto tu reflejo en algunas líneas y que te haya merecido la pena la lectura.

Ahora puedes:

1. Irte corriendo a probar Pleexy y dejártelo todo configurado.
2. Dejarme un comentario contándome tu situación, tus penas y por qué te ha parecido útil o no este post. Está permitido discernir.
3. Investigar sobre quién es Thomas Plantenga, subir al párrafo y pillar el juego-chiste estrella de este post.

¡Tú decides!