¿Sabes qué? Hoy voy a ir un poco al grano. Sin introducciones ñoñas ni ese tipo de cosas porque, si algo no necesita presentación, porque seguramente conocerás como la palma de tu mano, es la sensación de no llegar. ¿Verdad?
Esa sensación de cansancio e impotencia que te aborda al final del día cuando, después de habértelo pasado corriendo sin parar, todavía descubres que no has hecho lo que te habías propuesto hacer.
Esa sensación de frustración que te invade cuando, tras unos días en los que pensabas que por fin estabas organizándote bien, llega un imprevisto, fuego, llamada, problema, desmotivación, estornudo o alineación de planetas que lo tira todo por tierra… y vuelta a empezar.
Ains, ¡no me pongas esa carica! Jo, de verdad, lo siento. Igual sí que ha habido introducción e igual sí que me he pasado un poco de oscuro. ¿Puede ser? Venga, pues chiste que no estamos aquí para llorar: “¿Cómo se despiden los químicos? Ácido un placer”. Va por ti Cris.
En fin. Sigamos. Íbamos por “lo he intentado muchas veces y no lo he conseguido”. En mi caso muchas, de verdad.
Pero lo bueno de fracasar es que aprendes y yo, a lo largo del tiempo, he ido aprendiendo que existen motivos relativamente comunes que pueden estar impidiendo el desarrollo de tu productividad. ¿Les damos un repaso y luego los debatimos? ¿Qué te parece?
Tabla de contenido
1 Pensar en la productividad como una habilidad innata
Pensar en la productividad como una habilidad innata puede ser muy peligroso.
De hecho, pensar en cualquier cosa como una habilidad innata, según lo entiendas, puede ser muy peligroso porque puede hacerte pensar que está fuera de tu alcance.
Una habilidad innata es algo que te sale fácil, que siempre has tenido. Es eso que parece que lo trajiste aprendido del parto. Tener una habilidad innata es una gran ventaja personal, porque todo lo que tenga que ver con esa actividad te resultará especialmente fácil. ¿Hasta aquí de acuerdo?
Ahora bien, por innata que sea, si no la trabajas, entrenas y desarrollas, terminarás perdiéndola. Y, más importante aún, que alguien posea una habilidad innata no significa que el resto de personas no puedan aprenderla y desarrollarla hasta dominarla.
En efecto, en igualdad de entrenamiento, quien la posea innata superará a quien no. Pero, ¿quién dijo que esto es una competición? ¿Quién dijo que no se puede ser creativa si no lo llevas en la sangre? ¿Quién te dijo que el hecho de que tu compi se organice tan bién sin apenas habérselo planteado hace que tú no puedas conseguirlo?
Cada vez que te dices “con lo fácil que lo haces y yo soy incapaz” te estás poniendo una zancadilla “a mala hostia” para no lograrlo.
La solución: deja de decirte que la productividad personal es cosa de personas productivas y comprende que es algo que es tu responsabilidad y está a tu alcance. Sólo tienes que entrenar.
2 Las distracciones de un mundo hiper-conectado
La verdad es que poco puedo decir sobre este punto que, más que una razón o un problema, podría considerarse como parte de las reglas del juego que nos ha tocado vivir.
Vivimos conectados a todo, todo está accesible. Podemos conversar, leer, cotillear, aprender, desaprender, ver… Si se nos ocurre aprender algo, no está la limitación de “hasta que no vayamos a la librería”. Si nos acordamos de alguien, no existe la limitación de “igual ahora no está disponible”.
¿Eres muy freak de Apple? Rumores nuevos cada día… ¿Tienes un producto vendiéndose en Internet? Pos imagina la adicción a las analíticas.
El tema es que todo esto y mucho más está tan accesible que constituye en sí una distracción tremendamente difícil de superar.
Si encima sumamos que hoy en día recibimos notificaciones hasta para levantarnos de la silla un rato en plan “tío, llevas mucho tiempo sentado”, pues apaga y vámonos. A ver el nuevo Apple Watch cómo se porta con esto…
La tentación a la distracción es tan grande que nos obliga a tener una gran fuerza de voluntad para no caer en la procrastinación.
¿Sabes? Yo creo que muchas de las personas que hace 20 años podrían presumir de ser productivas, hoy podrían tenerlo difícil. Aunque en la procrastinación y la debilidad por las distracciones hay un trasfondo más profundo, jo, es que cualquiera no cae. ¿Verdad?
La solución: toma verdadera consciencia del mal que provocan las distracciones e intenta “retroceder en el tiempo”. En realidad consiste en tomar el control de tu atención. Empieza por desactivar todas las notificaciones emergentes, intentando que se queden como en un “tablón de notificaciones” que puedas consultar cuando quieras. Busca herramientas que silencian todo, enfocándote en lo que estás haciendo.
3 No disponer de objetivos claros a medio / largo plazo
Recuerdo la primera vez que oí hablar del poder de tener objetivos. Fue leyendo uno de esos libros de superación personal y gestión del tiempo. No recuerdo cuál fue, se ve que era muy bueno.
Por aquel entonces yo trabajaba por cuenta ajena y pensé: “cucha, mi objetivo es hacer mi trabajo, que no me despidan y cobrar mi sueldo”. ¿Cómo voy a plantearme objetivos? ¿Qué objetivos tengo si todo depende de la decisión que tome otra persona?
La mentalidad de calentar la silla, de una rutina laboral basada en “no dar razones al despido” más que en “conseguir más para que todos consigamos más” es uno de los grandes problemas que aún azotan a muchas sociedades.
Igualmente, la mentalidad de “mantener la seguridad” en vez de “conseguir retos” está presente en muchas personas que terminan, sin darse cuenta, sufriendo la desmotivación de esta rutina. Yo mismo lo sufrí durante mucho tiempo y te puedo decir que es uno de los peores enemigos de la productividad.
Digamos que [piopialo]la desmotivación es para la procrastinación como la armadura para Tony Stark[/piopialo]. Convierte a un tontucio en invencible. ¿Pillas?
La solución: Lo bueno es que, trabajes por cuenta propia o ajena, hay una forma de conseguir que cada día tengas una gran motivación que te ayude a enfrentarte a las tareas con determinación: tener un propósito.
Fijar propósitos no es fácil, pero te aseguro que su impacto en la productividad es muy alto. Si quieres, echa un ojo a este post sobre cómo superar la procrastinación añadiendo propósitos a tus tareas.
4 El miedo a la urgencia generado por “los fuegos”
¿Has oído hablar de ese experimento de los perros que empezaban a salivar cuando sonaba el timbre previo a la comida? Vale, perdón. ¿Has oído hablar del experimento de Pavlov que, tras usar un metrónomo a 100 golpes por minuto justo antes de dar de comer a unos perros comprobó que éstos empezaban a salivar al oírlo? Ea, ¿mejor?
Pues bueno, resulta que te lo menciono porque yo me di cuenta de que, después de una temporada de estrés provocado por muchas urgencias (apagar fuegos, exigencias de clientes, crisis de mucho trabajo, etc), cada vez que oía la palabra urgente me ardía el pecho. Sólo de pensar en que algo tenía fecha próxima, me estresaba demasiado.
De hecho, cuando un día hice una lista de razones por las que quería mejorar mi productividad, la primera que anoté fue “no tener que hacer las cosas con prisa”.
¿Sabes qué fue lo que pasó en realidad? Que la urgencia se convierte en un monstruo más amenazante de lo normal y se maximiza. Que terminamos huyendo de la urgencia e intentamos trabajar en un estado de tranquilidad… digamos un poco acomodado. Y, claro, damos mucho menos de lo que podríamos.
La consecuencia del estrés es que nos obliga a posicionarnos en su antagonista igualmente peligroso: la excesiva comodidad.
El “no pasa nada por no tenerlo listo hoy, que bastante he corrido los últimos meses” puede ser un enemigo de la productividad porque no te obliga a exigirte tu potencial. ¿Lo vas pillando?
La solución: encuentra tu propio equilibrio entre mantener cierta urgencia y no llevarte al punto de estrés. Acepta la urgencia como un buen aliado. Prueba técnicas como la del pomodoro para forzarte a acabar tareas en un determinado tiempo y, por supuesto, fíjate fecha tope en tareas y objetivos.
5 Solo tomar acción cuando estás en crisis
He de reconocer que muchas de la marcas de mis rodillas son cicatrices de las veces que he caído en este problema: acordarte del problema solo cuando éste te ha provocado una crisis.
Tu vas viviendo tu día a día, con tus más y tus menos, sin caer en la cuenta de que quizás te estés desbordando, mal organizando, retrasando, estresando … vamos, acumulando (que fácil es rimar con los ando, ¿eh Fernando?)
Y cuando la cosa se lía, cuando entras en crisis y ves que estás en una situación insostenible, que se te han acumulado tareas, que no llegas nunca, que los clientes se enfadan, que tu jefe está poniendo anuncios en infojobs… entonces es cuando piensas que deberías mejorar tu productividad.
Es cuando intentas organizarte mejor, cuando buscas nuevas herramientas, cuando coges papel y boli para ver como soluciones el embolado… pero, lo consigas o no, es el peor momento para abordar tu problema de falta de productividad. En crisis no se puede pensar a medio / largo plazo.
Si alguna vez has ido a consulta de psicología, habrás oído algo así como “la prisa no es buena. Cuando estás en crisis, tienes prisa, sobre todo por encontrar alivio. El alivio alivia, pero no cura”.
Si lo consigues solucionar, querrás un premio, un descanso y te irás acomodando poco a poco. Si no lo consigues, tendrás problemas más graves.
La solución: si estás leyendo esto es porque sabes que podrías mejorar tu productividad. Sabes lo grandes que son los beneficios que te aporta y sabes que es un camino a medio / largo plazo. No lo dejes. Establece un compromiso contigo, para mejorar tu productividad y cúmplelo, cueste lo que cueste.
6 El miedo a perder oportunidades supera al de conseguirlas
Otra de las grandes consecuencias de este mundo hiper-conectado en el que vivimos es la cantidad de información, la mayoría sesgada, que nos llega de la vida y logros de otras personas.
No paramos de ver gente haciendo esto o lo otro. Gente que mejora en un área. Personas que hacen no se qué. Multitudes probando nuevas cosas. Gente aprovechando oportunidades… blah blah blah.
Y llega esa sensación de tener que hacer más, siempre más. Esa sensación de que no podemos perder, que hay que hacer más y más. Cada vez que nos llega una interrupción, ésta se transforma en una oportunidad potencial y nos abruma la sensación de “no puedes perder esta oportunidad”.
Poco a poco vamos cayendo en la trampa de la multitarea, de creer que haciendo más cosas se avanza más. Nada más lejos de la realidad.
Dime una cosa. ¿Alguna vez has sentido dificultades para abordar tareas que sabes que te van a llevar más de una hora? ¿Te cuesta centrarte en cosas que te van a mantener off durante un tiempo? Si tu respuesta es sí, estás sufriendo las consecuencias de este problema.
Un grave problema que te impide conseguir cosas que requieran más esfuerzo que responder unos correos, unas llamadas o unos whatsapp…
Cuidado porque estás perdiendo la capacidad de hacer cosas que importan porque el miedo a perderte cosas es más grande (aunque no te des cuenta) del problema de no terminar nada.
La solución: toma consciencia de este problema y equilibra tu dedicación diaria en tareas que persiguen objetivos a medio / largo plazo y tareas más mecánicas o de satisfacción rápida. Reduce la cantidad de objetivos que persigues y, por favor, acaba lo que empiezas.
7 Pensar demasiado en el sistema sin llevarlo a la práctica
A ver. Estudio de mercado de las 20 aplicaciones de gestión de tareas más importantes, ordenado por precio, funcionalidades, opiniones y plataformas desde las que se puede acceder.
Estudio de las principales técnicas o métodos de productividad. Seguimiento de tareas, inbox, gestión del tiempo, ¿aplicaciones para controlar el tiempo?. Ah, claro, herramientas de comunicación, folios de Mr Wonderful, planificadores semanales, batidos verdes, meditación… GTD dicen que es lo más…
Ahora que estás en crisis, tu compromiso con mejorar tu productividad está en su nivel más alto. No hay que convencerte, esta vez lo vas a lograr. Vas a por todas, vas con todo. Quieres un sistema a prueba de balas, que te proteja de los males que estás o acabas de vivir.
Piensas en todas las posibilidades, asumes y aceptas todo lo que ese nuevo libro te recomienda. Te haces tus plantillas, te instalas las apps, empiezas con 12 nuevas cosas que hacer cada día, intentas dividir los proyectos en tareas miniparticulianas y dejártelo todo con sus fechitas y tal.
Hasta que te miras al espejo, al cabo de una semana y ves que has envejecido 10 años y, lo peor de todo, el sistema se ha derrumbado.
No has logrado nada porque has pensado demasiado. Has caído en el bloqueo por planificación y, en vez de ayudarte a trabajar mejor, te has obligado a trabajar más. ¿Me sigues?
La solución: Empieza poco a poco. Los grandes logros se consiguen a base de pequeñas acciones. No intentes solucionar todos tus problemas productivos de golpe ni trates de afianzar un completo sistema de la noche a la mañana. Empieza por incorporar y afianzar pocos hábitos y luego ir aumentando.
+1 Razón secreta: descúbrela en vídeo
¿Sabes qué? Todas esas razones o motivos que te he contado antes siempre han estado ahí. Las he sufrido en mayor o medida, en unas épocas o en otras.
En conversaciones con amigos y amigas, colegas y colegos, he podido comprobar que son más o menos comunes. De hecho, apuesto a que te habrás visto en más de una. ¿Puede ser?
Pero la verdad es que, al margen de sufrirlo, lo que es entenderlo no lo hice hasta que descubrí la razón que para mí ha sido más reveladora, la que me llevó a Hackear mi Productividad Personal.
Es la razón que te cuento en la introducción del ebook gratuito «Multiplica tu productividad personal en 28 días con 4 sencillos ejercicios» (descargar) y que te voy a adelantar aquí:
El único método infalible de productividad es aquel que tú creas en especial para tí.
Sí, tal vez te parezca como que no he dicho nada, pero si lo piensas bien, lo he dicho todo… Aunque en el librito lo explico mejor.. jajaja.
Conclusiones finales
¡Ya está! Oye, siento el “ultimátum promo-agresivo” del punto anterior. Quizás te haya sonado raro pero la verdad es que, de corazón, creo que es muy revelador. Es lo que de verdad supuso un punto de inflexión en mi búsqueda por la productividad. Es curioso cómo algo al parecer tan sencillo puede provocar un cambio tan brutal.. ¿Me lo perdonas? ¿Lo exploras?
En fin, volvamos a las 7 razones de este post y, como sabes que me gusta, abramos debate. ¿Qué te han parecido? ¿te has visto en alguna de ellas? ¿cual ha sido la que más te ha echo tilín? ¿incluirías alguna? ¿Sabes cómo se despide un matemático? ¡Cuenta, cuenta!
Hola Víctor
Hace tiempo que dejé de preocuparme por la ‘gestión del tiempo’ para ocuparme solo de la ‘gestión de la atención’. Incluso, tengo un pequeño training sobre ello. Tampoco tiene mucho misterio; solo hay que centrarse en dos cosas:
> Tu público
> Tus valores
En otro orden de cosas, la conexión es algo que ha venido para quedarse. Incluso hay una teoría del aprendizaje que se llama Conectivismo. Lo peor del todo es que ya no podemos decir que no lo sabíamos.
Un abrazo
Hey Victor!
Últimamente me encuentro bastante con tu blog y casi sin quererlo a veces jeje.
Haberme cargado las redes sociales salvo una igual tiene la culpa… Jajaja.
Se ve que los temas de productivudad personal están cada vez más a la orden del día y creo que es porque tantos estímulos hace que perdamos el enfoque.
Todo es tan rápido y excitante que pensamos que las cosas se resulven a la de ya y no.
Somos digitales pavlovianos…
Empezanos a salivar con una nueva herramienta o correo jajaja.
Todo por nimio que parezca tiene su complejidad y no podemos abarcarlo.
Partiendo de esa base es cuando se hace ideal, como bien dices, en centrarse en lo importante, partir con un objetivo en mente y minimizar distraciones.
Me considero bastante productivo pero creo que podría serlo más (como Fanders que se confiesa manso pero podría serlo todavía más jaja).
Aun así siempre que leo temas de estos me paro a reflexionar en que puntos coincido, en cuales opino algo diferente pero otro enfoque puede funcionar también y que puntos debo/puedo mejorar o implementar.
Sin más te digo que excelente post y excelente estrategia inbound 😉
Un abrazo!