Lo de pasar las diapositivas podría haber parecido una broma pesada. Cada vez que pulsaba, pantalla en verde. El hilo conductor (como si lo hubiese) se vio afectado, al menos eso pensaron algunos.

Los miembros del equipo de Franck pidieron disculpas, pero no fue culpa suya. Bastante majas fueron conmigo. La culpa fue mía ya que, a saber por qué, me dio por pulsar el botón que no era. Claro, hasta que uno cayó en que Víctor podría ser tan tonto como para pulsar el botón de salir en vez del botón de pasar … pues nadie me lo dijo. Jajajaja.

Pero resultó ser una situación muy beneficiosa para mí. Bajar las expectativas nunca viene mal, ¿verdad? Jajaja. Y luego la gente se volcó conmigo, que tampoco viene mal.

No estaba todo preparado, no pulsé el botón a posta… nunca lo sabrás. Eso sí, tras la charla todo fue buen rollo. Lo pasé genial. Gracias de nuevo.

Si te has perdido los capítulos anteriores …

Como sabes, en el primer capítulo de esta serie (Por qué crear equipo y emprender con menos estrés y mejores resultados) pusimos sobre la mesa una situación bastante común entre los nuevos emprendedores digitales. La situación de dejar “el cliché” en busca de una vida mejor y terminar “enclichetis hasta el clich”. Tu me entiendes.

En el segundo capítulo (Comprendiendo la esencia de construir equipos para emprender mejor y con menos estrés), debatimos acerca de conceptos mínimos que debemos tener en cuenta antes de tomar la decisión. Lo importante de ese post era comprender que debemos contabilizar nuestra felicidad y que auto-esclavizarnos no es la vía para el éxito.

Y en este, cosica linda, por fin de los fineses …. ¡hablamos de los 10 puntos clave, que no son los únicos pero si importantes, sobre la creación y gestión de equipos remotos!

¿Vamos? ¿Estás ready?

10 consejos útiles para gestionar equipos cuando emprendes

Ahora sí que sí. Hoy no pienso darte un “para el próximo capítulo”. Bueno, si, voy a dártelo pero no forma parte de esta serie. Aunque creo que te va a gustar bastante … jejeje.

Pero, de momento, déjame contarte 10 puntos importantes para emprender con éxito gracias a tu propio equipo. ¡Vamos que es gerundio! Digo ¡andando que estamos!

El primer miembro de tu equipo eres tú

No significa que seas lo más guay ni que primero para ti y lo que sobre para los demás. No, no va por ahí la cosa. La cosa va del momento en que decides emprender, del instante 0, de tu primer día o incluso de días antes cuando ya estás fantaseando con la idea de lanzarte a la piscina, de cabeza y si comprobar que tienes bien sujeto el bañadorkini.

En ese momento ya empiezas a pensar en cómo te vas a organizar, en qué vas a hacer. Y empiezas, porque es pronto para que hayan más personas. ¿Verdad?

Pero, aún en soledad, debes ver tu trabajo como un trabajo en equipo y adoptar absolutamente todas las medidas que adoptarías si trabajases con otras personas. Por muy alone in the dark que estés.

A eso me refiero con “el primer miembro (¿o la primera miembra?) de tu equipo eres tú”. Significa que eres un equipo unipersonal desde el principio.

Por ponerte un ejemplo, uno de mis mejores hábitos productivos consiste en documentar cada tarea que hago, en los comentarios de la propia tarea. Como sabes, yo uso Todoist como aplicación de gestión de tareas.

Pues bien, cada tarea que hago, desde que empecé y aun estando sólo, la voy comentando con cada avance, cada reflexión, cada problema que me encuentro. Y fíjate, este sencillo hábito supuso una mejora tremenda de mi sistema productivo.

¿Y de qué sirve si estás sólo? ¿No es un poco enfermizo perder el tiempo comentando cosas como “el problema estaba en la forma en que Tag Manager gestiona la cookie…”? Pues no. Ni es enfermizo ni una pérdida de tiempo porque si algún día (y pasará) tengo gente en mi equipo, nadie tendrá que investigar 2 horas para solucionar un problema similar. ¿Me sigues?

Desde el principio adquiere hábitos necesarios para trabajar en equipo remoto. ¡Verás cómo lo agradeces en el futuro!

Estás tardando, por muy pronto que sea

Este consejo se lo debo a Maïder Tomasena quien tuvo la delicadeza de contarme su historia y, créeme, es de los mejores consejos que se te pueden dar.

Estás tardando. Llegas tarde. Da igual si piensas que no tienes ingresos suficientes, da igual si piensas que no hay tareas suficientes por delegar, da igual si piensas que aún no es tu momento. Llegas tarde.

Desde el momento 0 deberías tener equipo, aunque suene un poco utópico.

Por lo menos, ten en cuenta que no puedes permitirte llegar al estado de crisis para empezar a plantearte si contratar a alguien porque el coste es elevadísimo. Palabrica.

Si esperas a estar a mil, sin tiempo, con tapón de trabajo, en crisis y sin ánimos, ¿qué esperas aportar a tu nueva incorporación? No podrás enseñarle, no podrás transmitirle energía positiva, no podrás transmitirle tu cultura de felicidad. Vamos, será un contrato podrido desde el principio.

El consejo de Maïder es que estés al loro y te anticipes al momento de contratar, para poder hacerlo desde una perspectiva de mejora y no de apagar fuegos.

Define procesos claros y documéntalos

Este consejo se lo debo a Javier Pastor. Muy acertado sí señor. Si desde el principio te preocupas de documentar qué haces, cómo lo haces, cuál es tu forma correcta (que hay muchas) y por qué es así… ains no veas lo que vas a tener avanzado cuando decidas delegar.

No confíes en que nadie sabrá hacer las cosas como tú las haces porque hay muchas formas correctas de hacer las cosas pero a ti, seguramente, la que te valga es la tuya. ¿Verdad?

Tampoco confíes en tu disponibilidad omnipotente para enseñar y responder dudas. Llegará el momento en que no quieras estar para eso.

Define los procesos y documéntalos por escrito. Ten una base de conocimiento dentro de tu negocio y verás como te sirve tanto para instruir a las nuevas incorporaciones como para poder analizarlos y mejorarlos.

No delegues tareas, delega responsabilidades

Recuerdo aquel primer día tras volver de unas vacaciones de desconexión total. Esperaba lo peor. Se habría caído el negocio, habríamos perdido clientes, se habrían ido los empleados, no habrían salido los trabajos… esperaba el caos.

¿Sabes qué ocurrió? Todo seguía igual. Se había avanzado a buen ritmo y todo había seguido como de costumbre. Un compañero del equipo me llegó a decir entre risas “eres prescindible Víctor” y ese fue el momento más liberador de los últimos años. Me sentí libre.

La forma en que trabajas cambia mucho si pasas del momento en que sientes que todo el peso recae sobre ti al momento en que sientes que no eres una necesidad sino una mejora. Aportas al equipo, sumas. Pero el equipo puede continuar sin ti.

Y para que eso ocurra, tienes que aprender a delegar responsabilidades en vez de tareas. Para que me entiendas:

• Delegar tareas es algo así como decir programar. Tú determinas una serie de rutinas, de sentencias que confías en que se llevarán a cabo. Cuando todo va según lo previsto, las sentencias se van ejecutando con éxito una con otra. Puedes realizar tareas muy gordas con apenas unos minutos de “programar” pero se requiere de tu dirección. Si las circunstancias caen, si algo raro pasa, si ocurre un error, tú tienes que investigarlo, depurarlo y solucionarlo. Sin ti, el sistema no puede continuar así que llega un momento en que pasas a ser un “cuello de botella”.
• Delegar responsabilidades es como la inteligencia artificial. Por seguir el símil, porque es inteligencia real. Jajaja. Delegar responsabilidades es algo así como “tú eres responsable de que toda esta sección vaya lo mejor posible”. El miembro de tu equipo es responsable de asegurarse de que es así y se autogestionará, hará lo que tenga que hacer, sin necesidad de instrucciones concretas, para cumplir con su responsabilidad. A ti no te importa (en gran medida) cómo se haga, te importa que el resultado sea el que tu necesitas. ¿Me sigues?

Para mí delegar responsabilidades es crucial para que el equipo funcione bien y tú sientas la liberación de ser prescindible.

Concede el poder necesario para hacer

Eso sí, para poder delegar responsabilidades tienes que conceder el poder necesario para llevarlo a cabo y, por supuesto, los recursos.

No hay nada más frustraste para una persona que tener que estar pidiendo todo el rato lo necesario para hacer bien su trabajo: “oye puedes pagar esta herramienta, oye puedes autorizarme a lanzar esta campaña, oye puedes aprobarme esta frase, oye puedes …”.

Porque eso, por supuesto, vuelve a convertirte en un cuello de botella que no sólo es costoso para tu negocio, retrasando el avance, sino que mina la autoestima de tus compañeros.

Para conceder poder hay que dejar claros los límites, los objetivos, los criterios y, sobre todo, hay que aprender a confiar en la profesionalidad de los demás, aceptando que todos podemos cometer errores.

Cucha, que no es fácil cuando es nuestro propio negocio.

Consigue que todas formen parte de un todo

Estaba Rick apuntando su colt a la cabeza del individuo, convencido en que la amenaza sería suficiente para que cantase sobre el paradero de Negan. ¿Dónde está Negan? ¿Quién es Negan? La respuesta fue: yo soy Negan.

A ver, estoy de acuerdo en Negan es el malo más malo de toda la historia de las series. Peeeero, como en la mayoría de las ocasiones, no todo es blanco o rosa. Del malo más malo se puede aprender y, en este caso, me impactó cómo Negan conseguía que todos los miembros de su comunidad se sintiesen uno: Negan. Todos son Negan.

Conseguir que todos los miembros de tu equipo sientan que son parte de ti, de tu negocio es uno de los mayores logros que puedes alcanzar gestionando equipos. Si todos confluyen en una misma razón de ser, te irá bien. Prometido.

Eso sí, hay que conseguirlo y mantenerlo.

Asegúrate de fijar unos objetivos muy claros

Coge un mapa imaginario de los negocios y pon una chincheta donde quieras llevar tu negocio. Establece el itinerario y la fecha límite.

Consensúalo con tu equipo y que todos y todas tengan claro qué se quiere conseguir. No hay nada peor para la tripulación que no saber dónde está la tierra, que no saber hacia dónde se va y no poder medir el avance.

Por mucho que tú lo tengas claro, no optes por decir cada día que hay que avanzar X kilómetros, sin que nadie sepa para qué. Que todos tengan claros los objetivos a alcanzar es clave para que todos se sientan parte de un todo.

Los objetivos focalizarán tu esfuerzo y el de todo tu equipo. No lo olvides.

Tu responsabilidad es cuidar la motivación, bienestar y el sentimiento de unidad de tu equipo

Si, vale, puedes delegar algunas cosas como motivar o incentivar, pero tienes que verlo como tu responsabilidad porque mantener el conjunto unido supone la diferencia entre una maquinaria que mejora y una maquinaria que se deteriora.

Es demasiado costoso que se deteriore tu maquinaria, que alguna pieza falle en el momento más necesario y que tú no lo hayas visto venir.

Construir un equipo te ayudará a despreocuparte de tareas que no te gustaban pero no puedes despreocuparte de mantener el bienestar y la motivación. Asegúrate de ello.

Entre otras cosas, debes tener clara la motivación individual de cada persona y la razón por la que se siente parte del todo. ¡Incentiva!

Céntrate sólo en lo que de verdad te hace brillar

Cuando consigues construir un equipo motivado, bien engrasado y productivo es cuando puedes centrarte en tu propia esencia, en lo que aporta mayor valor de tu parte.

Recuerda los posts anteriores, tienes un poder fantástico, pero no eres multipoderopowerísticasti. O como se diga.

Entonces es cuando tienes que evitar hacer lo que no genera el máximo valor para tu negocio. Debes centrarte en lo que te hace feliz y lo que genera más valor porque es la mejor forma de aprovechar el tiempo.

Gracias Javier Elices, amigo mío, por este gran consejo.

Project Manager & Freelancers

Por último, la pregunta del millón: ¿contratas a una única persona a la que delegas muchas responsabilidades o mantienes una relación controlada con muchos colaboradores, cada uno con pocas (pero su fuerte) responsabilidades?

La respuesta está entre ambas. La mejor forma de aprovechar el potencial humano es poner a cada cual a hacer lo que mejor se le da. En este caso tendrías un equipo de muchas personas muy especializadas. ¿Verdad?

Pero gestionar todo ese equipo requiere tiempo así que no viene mal tener un Project Manager, una persona que sea nuestra mano derecha y cuyo cometido sea garantizar el buen funcionamiento del equipo.

Si puedes, hazlo así. Si no, empieza a transformar para poder hacerlo así en el futuro y tendrás lo mejor de ambos mundos.

Conclusiones finales

Yeah! Creo que es uno de los posts más largos que he escrito. Jajaja. Y eso que me he recortado. Jajajaja.

Que sepas que iba a soltarte un “para el próximo capítulo” pero ya me ha dado cosita. ¡Acabamos la serie!

Eso sí, en el próximo post te hablaré de un truquito súpero chulo sobre cómo crearte plantillas de mini-proyectos en Google Sheets e importarlas en Todoist. Este truco es la bomba, ya lo verás.

De hecho, te lo contaré para agilizar la creación de infoproductos. ¿No te llama?

Pues espera impaciente el próximo post … aunque, eso sí, ahora es tu turno. ¡Te toca opinar!

Dime, ¿qué te ha parecido? ¿Te gustaría añadir tus propios conejos a la lista? ¿Cuál de ellos te ha resultado más interesante? ¿Cuál vas a aplicar desde hoy mismo? ¡Cuenta, cuenta!